紙に出すビジネス文書が使われる理由

「ビジネス文書の書き方」のご質問を多く受けます。

若い方からは、「メールの時代に紙のビジネス文書は必要か？」、年配の方からは、「作成時間や保存整理の仕方」などのです。

会社や団体などの業務を行っていると、最初にパソコンを使うのは「メール」でしょう。
社内でのコミュニケーションは殆どメールでやり取りをし、社外でも極力「メール」で連絡を取るようになっています。昨今では、「メール」と言っただけで通常「Ｅメール」を指すぐらい一般的な通信手段になっています。
しかし、場合によっては、紙に出力する文書、郵便で送付する文書が必要になる場合があります。

ビジネス文書が必要な場合

1. 法律および規制

多くの法的文書は、署名や印鑑が必要な場合があり、紙の形式が求められることがあります。特定の業界や取引においては契約書などの重要な文書を紙で保存することが法的に義務付けられている場合があり、電子データだけでは法的効力を持たないケースも存在します。

例　会社法で定められた書類

２．セキュリティーとプライバシー

適切なセキュリティー対策を施した電子データ管理システムあれば、紙の文書と同等かそれ以上のセキュリティーを実現できる場合もありますが、実際に機密性の高い情報を取り扱う場合、紙の文書の方が電子データよりもセキュリティー面、またはコスト面で優れていることもまだまだ多くあります。

３．慣習・信頼性などによる利点

長年、紙の文書がビジネスの標準的なやり方として定着しているため、慣習的に紙を使用し続ける企業も多いのが実情です。また、相手先との信頼関係構築において、紙の文書のほうが安心感を与えると考えるケースもあります。

４．アクセシビリティ

高齢者やIT機器に不慣れな人など、電子データにアクセスできない人にとって、紙の文書は重要な情報伝達手段になります。電源設備や機器の用意など一切使用せず、幅広い顧客層に対応できます。

５．署名・承認プロセス

電子署名も普及しつつありますが、いまだに手書きの署名や押印を必要とするケースも多く、紙の文書が不可欠になる場合もあります。

 注意（あくまでサイト管理者の実体験や知見によるものです。）