段落の最初は一文字下げる「字下げ」
ビジネス文書では「字下げ」を段落の最初に用い、文章の構成のまとまりを分かり易く、構造を見やすくするために使用します。日本語の場合、通常は段落の最初に一文字分の空白を置きます。
特に縦書きの場合、文頭から一文字分下げることから「字下げ」と言われます。つまり、読み手にとっては次の「字下げ」までが同じ内容であることが分かり易くするものです。
この「字下げ」を英語ではインデント(英: indentation)と呼ばれます。ただし英文などでは一文字という規定はなく任意の空白を置く場合が多いようですが多くの場合、段落の最終行に改行とともに一行を空けて段落を明確に表します。
最近では、この英文の慣例に習ってなのか、日本語文も横書きの場合「字下げ」と改行後に一行開けることで段落を表す事が多くなりました。
頭語と段落
頭語を入力した後は、改行を行い最初の段落は次の行から入力することが基本です。
レイアウトや文字数の関係で最初の段落を同行から入力を始める場合は、2文字程度の空白を入力してから、最初の段落を入力する方法もありますが、近親者など気心の知れた方のみに止めたほうが無難です。
また、このリブレオフィスライターのようなワードプロセッサーで文字入力中に「改行」
を入力することは段落終了を意味します。
本文入力後に「字下げ」や「段落処理」を付加する方法
１．本文を入力後に「字下げ」や「段落」の終了のための空白行を一度に付加することもできます。
２．本文を入力後、一括で「字下げ」と「改行後の空白行」を付加する場合には、処理を実行する本文全体をドラッグして選択します。
３．本文を選択した状態のまま、メニューバーの「書式」をクリックし、表示されたプルダウンメニューの「段落」をクリックします。
４．表示された「段落」ウインドウの「インデントと行間隔」タグをクリックします。
５．「段落」スタイルの設定を行います。
最初に「字下げ」する文字数を背呈するために「段落」ウインドウの「インデントと行間隔」の「インデント」項目の「最初の行」を「1.0」文字に設定します。
つぎに、「間隔」項目の「段落下部」を「0.5」行にします。ここで設定した行数が各段落が終了した際（改行が設定された）に空白行となる際の行の高さになります。
ここでは、あまり大きな空白行にすると間延びした文書に見えてしまうので「0.5」行に設定しました。
「行間」項目は、入力された本文の行の間隔を設定します。入力されたフォントによって行間が変わりますので異なるフォントを使用すると行間の空き方が異るのでご注意ください。
ここでは「1.15行」に設定します。
「段落」ウインドウの下部にある「OK]をクリックすると設定が確定し、現在選択している本文に段落設定が実行され、「段落」ウインドウが閉じます。
６．選択を解除するために、任意の部分で空のクリックをします。
「保存」をして終了です。
