「ビジネス文書の書き方」のご質問を多く受けます。

若い方からは、「メールの時代に紙のビジネス文書は必要か？」、年配の方からは、「作成時間や保存整理の仕方」などのです。

会社や団体などの業務を行っていると、最初にパソコンを使うのは「メール」でしょう。
社内でのコミュニケーションは殆どメールでやり取りをし、社外でも極力「メール」で連絡を取るようになっています。昨今では、「メール」と言っただけで通常「Ｅメール」を指すぐらい一般的な通信手段になっています。
しかし、場合によっては、紙に出力する文書、郵便で送付する文書が必要になる場合があります。

ビジネス文書が必要な場合

（１）関係者に正確な情報共用を行うためには文書による伝達が一番効率的である
　　　　（PCいらない、電気いらない、故障なし、弁解なし）

（２）確認のための記録や証拠としての検証用としての役割もある
　　　（会社は守ってくれない。護身用）

（３）責任の所在が明確である
　　　　（社内・社外共に責任者名で文書を差し出す）

（４）メールでは依然私信扱いの感がある
　　　　（メールは容易に改竄可能なので証拠にならない場合がある）

（５）好感がもたれる
　　　　（重要なお客様や得意先には小さな手間で追加効果が期待できる？）

 注意（あくまでサイト管理者の実体験や知見によるものです。）

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