ビジネス文書に必要なこと

1. 自分の権限や裁量範囲を確認する

   社外に発信する場合、会社を代表する意見や見解になります。
   内容については上司にも確認する必要があります。

2. １文書には１用件が基本である

   関連事項は構わないが、いくつもの用件を１文書中に混在させない。

3. 結論や要点から書く

   一番伝えたいことを先に書いてから、それに関連する情報を書く。
   表題に要件を書くなど、何を伝えたいのかを明確にする。

4. 簡潔で事実を整然と正確に記述する

   憶測や見込など、余分な不確定情報を盛り込まない。
   曖昧なことは調べてから書く

5. 私見を入れずに書く

   ビジネス文書はあくまで、会社や部署の代表見解として受け取られます。
   常に「私見で無い」ことを確認しながら作成する。

6. 必要事項を漏らさずに書くこと

   必要事項は予め書き出してから作成する。
   作成終了時に必要事項が反映されていることを確認する。

7. 横書きＡ４判が現在は基本となっている

   ファイリングの規格の統一などの事由によりA4が主流です。
   縦書きよりも、数字やアルファベットや他の外国語での表記がしやすいのが特徴です。
   招待状などの場合は、用紙のサイズが違うものや縦書きを使用することがあります。

8. 文体を統一する

   ビジネス文書では、いわゆる「です・ます調」が基本です。社内文書で「である調」を使う場合などは混在しないように注意しましょう。

9. 必要に応じて箇条書きを用いる

   伝えるべきことが複数ある場合は、積極的に箇条書きにすることをお勧めします。
   別記として箇条書きにすると受信者にも理解しやすくなります。

10. ５Ｗ２Ｈを基本に文章を構成する

    いつ・日時
    どこで・場所
    誰が・担当者、受信者
    何を・内容、用件
    なぜ・目的
    どうやって・手順、方法
    いくつ、いくら・個数、数量、人数、金額

 

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